EDI - der elektronische Datenaustausch mit der myfactory

Der elektronische Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) zwischen unabhängigen betriebswirtschaftlichen Systemen oder Unternehmen ist ein vitaler Bestandteil der modernen Geschäftswelt. Mit einer Vielzahl von EDI-Standards und maßgeschneiderten Nachrichtenstrukturen, die speziell für verschiedene Branchen oder Geschäftspartner entwickelt wurden, ermöglicht EDI eine nahtlose Kommunikation und Datenübertragung.

Immer mehr Unternehmen, insbesondere größere Organisationen, setzen auf EDI, um ihre internen Abläufe zu optimieren und ihre Effizienz zu steigern. Indem sie auf bewährte EDI-Praktiken zurückgreifen, können sie ihre Belegverarbeitungsprozesse rationalisieren und Fehler reduzieren.

Obwohl einige traditionelle Unternehmen immer noch auf ältere EDI-Standards und weniger flexible ERP-Systeme setzen, ist die Dynamik im Wandel. Moderne Formate wie XML oder JSON gewinnen an Bedeutung, da sie flexibler und anpassungsfähiger sind. Dennoch bleibt EDI eine äußerst effektive Lösung für Unternehmen, die mit einem hohen Belegvolumen oder fehleranfälligen Geschäftsprozessen konfrontiert sind.

Durch die Implementierung von EDI können Unternehmen nicht nur ihre Geschäftsabläufe rationalisieren, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und ihre Kundenbindung verbessern. Denn EDI ermöglicht eine schnellere, präzisere und effizientere Kommunikation entlang der gesamten Lieferkette, was letztendlich zu einem optimierten Geschäftsergebnis führt.

EDI Standards und myfactory

In myfactory ERP wurden nativ die nachfolgend aufgelisteten E-Commerce Standards implementiert. Für die Nachrichteninterpretation und Verarbeitung werden keine Produkte Dritter benötigt.

UN/EDIFACT
EDIFACT/EANCOM
OpenTrans/BMEcat
Biofakt B85
ZUGFeRD (myfactory Standard)

EDI Anforderung an den Datenbestand

Die essenzielle Voraussetzung von EDI - zwei sich unbekannte Systeme müssen sich verstehen. Hierzu sind Grundlagen im Datenbestand zu schaffen.

Lieferanten, Kunden und Adressen

Lieferanten und Kunden müssen identifizierbar sein. Hierzu kann z.B. wie bei EDIFACT/EANCOM die GLN des jeweiligen Geschäftspartners oder die jeweilige Kunden-, Lieferanten- oder Adressnummer des entfernten Systems angewendet werden. Was zum Einsatz kommt wird einerseits durch den angewendeten Standard definiert oder andererseits durch eine Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern. Grundsätzlich jedoch sollte auf eine Verwendung von z.B. Variabler Versandanschriften verzichtet werden. Dieses sollten immer im Partnersystem als Stammsatz hinterlegt sein.

Artikelstamm

Gleiches für Adressdaten gilt auch für Artikeldaten. Die Systeme müssen den jeweiligen Artikel identifizieren können. Effizient ist hierbei z.B. EDIFACT/EANCOM die Verwendung der EAN-Nummer in der Bestell- und Auftragsabwicklung. Die EAN-Nummer ist eindeutig für einen Artikel global definiert. Ferner gilt es einen einheitlichen Nenner für die Mengeneinheit zu finden.

Mengen und Einheiten

Alle Versuche der Standards im Belegaustausch für Mengen und deren Einheiten einen gemeinsamen Nenner zu definieren sind mehr oder weniger tragfähig. Grundsätzlich könnte die entsprechende Mengeneinheit je Artikel und Geschäftspartner im System hinterlegt werden. Alternativ kann man bei EDIFACT/EANCOM je Verpackungseinheit unterschiedliche EAN Nummern verwenden. Bei diesem Verfahren wird durch die EAN die Mengeneinheit definiert. Jedoch sollte man dann auf den Austausch einer Verpackungsmengeneinheit oder die Angabe der Bestellmengeneinheit verzichten.

EDI myfactory Artikelstamm

Die myfactory stellt im Artikelstamm die EAN/GTIN-Nummer bereit. Diese beziehen wir auf die Basismengeneinheit. Im Einkauf/Verkauf ist in der myfactory die Verkaufsmengeneinheit zu hinterlegen. Die EAN/GTIN-Nummer des Artikels in der Verkaufsmengeneinheit wird in Daten, Mengeneinheiten der entsprechenden Mengenumrechnung von Basis zur Verkaufsmengeneinheit hinterlegt. Beim Import einer Belegposition sind wir mit der myfactory somit in der Lage einen Artikel über die Umverpackung oder Einzelverpackung zu identifizieren.
Optionen: optional kann in der Nachricht die Menge mit nachfolgender Verpackungsmenge angegeben werden. Hierfür unterstellen wir, dass die angegebene „Menge“ jener der Umverpackung entspricht. Alternativ kann eine Mengeneinheit im Nachrichtentext mitgegeben werden. Sofern dieser interpretierbar ist, wird diese verwendet.